015 – Produktivitäts-Tipps: So planst du deine Woche richtig

Inkl. Planungsvorlage: Entspannt & produktiv sein als Working Mum

 

Das Geheimnis von Erfolg ist, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu tun. Produktivität! Aber was ist das Richtige? Und was ist mit all den anderen dringenden To-dos, Deadlines etc.?

 

Ich liebe To-do-Listen und hatte früher auch ganz viele davon. Als Mama mit großem Hang zum Perfektionismus und zum Nicht-still-sitzen-können sind Listen mein sicherer Hafen.

 

Meine Listen waren nie leer, wurden aber immer länger und gaben mir zum einen ein Gefühl von Sicherheit, verursachten aber gleichzeitig auch Panik und Überforderung – kennst du das?

 

Das Abhaken und Wegstreichen gibt mir aber immer ein gutes Gefühl. Es gibt jedoch auch Dinge, die ich immer und immer wieder auf die Liste bringe und dann doch nicht tue.

 

Das sind richtige Energieräuber für mich: Sie rufen immer wieder in mein schlechtes Gewissen, dass ich sie noch nicht abgearbeitet habe …

 

Dann gibt es die Dinge, zu denen ich einfach nie komme, die hinten runterfallen. Und solche Aufgaben, die sich frecherweise in der Woche einfach dazuschleichen.

 

Die Konsequenz: Ich arbeite länger oder schaffe es einfach nicht und bin geschafft.

 

Es wäre so einfach, wenn wir diese Liste(n) stumpf abarbeiten würden und gut ist‘s. Aber das ist es leider nicht.

 

„Meine To-do-Liste ist ein Fass ohne Boden.“

 

Deshalb habe ich für mich ein System entwickelt, mit dem ich zum einen aktiv abarbeiten, aber auch konsequent ausmisten kann.

 

Dabei ist nicht alles auf meinem eigenen Mist gewachsen, sondern ich habe mir die Rosinen von namhaften Produktivitätsgurus rausgepickt (Dominik Spenst, Ryder Carrol, David Allen) und meine eigene Wahrheit daraus gestrickt.

 

Denn wenn ich etwas gelernt habe, dann: Es gibt kein Schema F – wir sind alle so individuell. Methoden und Konzepte können nur Anhaltspunkte geben, Inspiration. Die Umsetzung und Anpassung an das eigene Set-up liegt bei uns.

 

Wie kannst du es also schaffen, deine Arbeitswoche gut zu planen und alles zu schaffen, was du dir vornimmst, um produktiv zu sein?

Mein Visionboard vom Jahresanfang 2022

Bevor es losgeht, ist es wichtig, ein paar Überlegungen anzustellen und eine Art Vision zu haben.

 

  1. Warum und wozu?

Schreibe dir einmal auf, was dieses Jahr für dich beruflich und auch privat wichtig ist. Wie willst du leben? Wie willst du dich fühlen? Was sind deine Ziele?

Das ist dein Kompass, mit dem du deine Prioritäten setzen wirst. Lies hier weiter, warum eine Vision für dein Leben wichtig ist.

 

  1. Alles zu Papier bringen und sortieren

Immer noch bei der Vorarbeit: Schreibe einmal all deine To-dos auf einen Zettel, mache eine Liste. Digital oder auf Papier – entscheide du. Ich mag Papier am liebsten.

Nimm wirklich alles auf, auch das, was du gerne tun würdest. Wirklich alles!

 

Dann kategorisiere deine Liste in 3 Gruppen: Woran arbeite ich gerade, was sollte ich tun, das will ich tun.

 

Entscheide jetzt, welcher dieser Punkte deine Energie und Aufmerksamkeit verdient. Knöpfe dir jeden Punkt vor und frage dich: Bedeutet dir (oder einer nahestehenden Person) das etwas? Ist es unerlässlich (z. B. Miete, Steuer, Haushalt, Arbeit)?

 

Manchmal fällt die Antwort nicht so leicht, frage dich dann:

Was würde passieren, wenn du diese Aufgabe niemals erledigen würdest? Was wäre das Schlimmste, das passieren könnte?

 

Streiche alles raus, was deine Lebensenergie nicht verdient. Am Ende bleiben dann nur noch Aufgaben, die du tun möchtest, und solche, die du tun musst. „Sollte“ gibt es dann nicht mehr.

 

Erstelle nun eine Liste von all den Dingen, die du in 2 Minuten erledigen kannst. Diese 2-Minuten-Liste kannst du dir, wenn du mal Luft hast, schnappen und schnell durchgehen.

 

Dieses Vorgehen habe ich aus dem Buch „Getting things done“ und dem „Bullet Journal“.

 

Gibt es Aufgaben, die man outsourcen oder delegieren könnte? Entweder an Familienmitglieder, Dienstleister etc.? Wie perfekt müssen diese Aufgaben erledigt werden (Stichwort 80:20-Regel)?

 

  1. Jahresplan erstellen

Male dir die nächsten Monate bis zum Jahresende auf. Als Erstes plane deinen Jahresurlaub und alle Termine, Geburtstage, Deadlines etc., die schon feststehen. Alles, wo du nicht da bist, verreist oder auf Weiterbildung. Daraus ergibt sich schon eine schöne Übersicht über die noch verbleibende Zeit, oder Projektzusammenhänge werden deutlicher.

 

Die anderen Aufgaben/Ziele planst du zeitlich pro Monat ein. Verteile deine To-dos/Ziele dort. Markiere dir dabei besonders die Dinge, die dir wichtig sind, die Priorität haben.

 

Manche Projekte erfordern natürlich mehr Detailplanung. Die kannst du dir separat vornehmen. Aber auch die Aufgaben, die daraus entstehen, kommen in die Monatsübersicht, zumindest grob – das ist deine Jahresübersicht.

 

  1. Monatsplan

Nun fängst du an, jeden Monat etwas genauer aufzudröseln, und zwar dann, wenn er beginnt. Du hast also diese Jahresübersicht und machst dir nun für den kommenden Monat einen detaillierteren Plan.

 

Schreibe dir alle Termine auf, Geburtstage und natürlich all deine To-dos in diesem Monat. Was ist der Fokus in diesem Monat? Markiere oder schreibe diese Aufgabe gut sichtbar auf.

 

  1. Wochenplan

Schnapp dir den Monat und plane in einer Liste alle Aufgaben, die du diese Woche erledigen willst. Einfach mal wild runter und sammeln. So mache ich das auch. Alles, auch privat.

 

Kennzeichne deinen „Fokus der Woche“ z. B.  mit einem Sternchen. Du solltest nicht mehr als 2 Fokusthemen in der Woche haben. Klar hast du mehr Aufgaben, aber es gibt nur 2 Dinge, die gemacht werden müssen, bevor die Welt untergeht. ☺️

 

„WICHTIG: Plane Zeit für dich ein. Das sollte auch Fokus sein!“

 

Ich weiß, das kann superschwer sein, und mir gelingt es auch nicht immer, aber immer öfter.

Mir hilft es, feste Tage für mich einzuplanen, jede Woche gleich. Oder meine Me-time in meine Morgenroutine zu integrieren. In diesem Artikel kannst du nachlesen, warum uns das manchmal so schwerfällt und was du dagegen tun kannst.

 

In dieser Phase überlege ich mir grob, wann ich welchen Aufgaben-Block abarbeiten will und kann. Ich nehme mir meinen Kalender und verteile die Aufgaben gedanklich. Dazu gruppiere ich ähnliche Aufgaben miteinander.

 

Ich plane auch gerne einen fixen Tag für Termine und Erledigungen ein, damit mein Tag nicht so zerrissen ist und ich mal am Stück arbeiten kann. Thementage sozusagen. Das hat sich schon mehrfach bewährt, und meine Kundinnen haben hieraus einen großen Nutzen gezogen.

 

So habe ich meine eigene Wochenroutine entwickelt. Beispielsweise ist der Dienstag immer mein Content-Tag. Und heute ist Dienstag und ich schreibe diesen Artikel. 🥳  Es hilft mir und macht mir die Planung leichter.

 

Praxis – Tipp +++++++++++++++++++++++

Finde deine innere Mitte

Für mich ist Yoga sowohl Me-time als auch Gesundheitsprogramm – körperlich und geistig. Ich stimme mich so immer wieder auf meinen Kompass ein.

Ein passendes Video dazu siehst du hier:

 

Klicke auf das Bild für mehr Infos zu Retreats

Magst du regelmäßiger mit mir Yoga üben? Dann schau mal auf meiner Yoga-Website auf den Stundenplan oder sneake in eines meiner beliebten Retreats für Mamas rein ❤️.

 

Das nächste steht für Oktober 2022 auf dem Plan. 

 

 

 

 

 

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  1. Tagesplan

Den Tagesplan erstelle ich immer am Abend vorher. Ich reflektiere den vergangenen Tag und plane den neuen, verschiebe Aufgaben oder plane etwas um. Man muss immer flexibel bleiben, stimmt‘s?

 

Wichtig ist bei dem Tagesplan das folgende Vorgehen, das ich aus dem „Erfolgsjournal“ übernommen habe:

 

„Nur ein Tagesfokus!“

Es gibt nur ein To-do am Tag, das das wichtigste ist. Dieses bringt dich weiter zu deinem Ziel und macht einen Unterschied. Dieses arbeitest du auch zuerst ab! Ganz wichtig! Das ist das sogenannte Kuchenstück im Erfolgsjournal – ich finde diesen Vergleich sehr beeindruckend. 😎

 

Plane danach maximal 3 weitere Aufgaben ein – darin sollte auch Me-time für dich drinstehen.  Diese drei sind die Sahnehaube. 👯‍♀️

 

Dann hast du noch einen kleinen Puffer von 5 Aufgaben, die du machen kannst, aber das ist nur die Kirsche auf der Torte. Wenn die nicht erledigt werden, ist es halt so. ✌️

 

„Es ist am allerwichtigsten, dass der Fokus mit deiner Vision, deinen Werten und Zielen übereinstimmt. Und diese Aufgabe wird als Erstes angegangen.“

 

Glaube mir, du wirst dich so unglaublich gut fühlen, wenn du das geschafft hast. Der Rest wird dann nur so flutschen, weil du so happy bist, den Brocken schon durch, dein Soll erfüllt zu haben.

 

  1. Entspann dich

Auch wenn ich gut strukturiert bin und einen guten Plan habe, geht auch nicht immer alles auf.

 

Gut ist, dass ich durch diese Struktur nichts vergessen und flexibel umplanen kann. Also immer den Überblick habe.

 

Oft streiche ich auch noch Dinge raus, wo ich erst später merke, dass es Blödsinn war. Es kommen neue, wichtigere Dinge hinzu. Es bleibt also spannend und flexibel, ein bisschen Blindflug dürfen wir uns gönnen und trauen.

 

Die Herausforderung: Was kommt auf die Liste?

Die größte Herausforderung für mich ist nicht, den Plan zu erstellen, sondern zu entscheiden, was auf den Zettel kommt. Und das immer und immer wieder. Woche für Woche.

 

Bin ich noch auf Kurs? War ich auf dem falschen? Ist das im Einklang mit meiner Vision oder glaube ich nur, das jetzt tun zu müssen? Kann ich es weniger gut tun? Gibt es die Möglichkeit, Aufgaben zu vergeben?

 

Mir hilft es, regelmäßig zu reflektieren und das auch nicht alleine. Denn oft packen mich Zweifel, weil ich nicht geduldig genug bin oder eine Enttäuschung hatte.

 

Jeden Monat und jedes Quartal checke ich als Selbstständige, wo ich stehe und wie ich weitermachen will. Und gerade da ist ein externer Partner wie ein Coach oder ein Accountability Partner super – dies kann übrigens auch der Coach sein.

 

Ich hoffe, dieser kleine Einblick in meine Art und Weise zu planen und arbeiten hat dir geholfen. Als Inspiration und Leitfaden habe ich dir meine Übersichten einmal in einer Datei zusammengefasst, die du dir hier für null Euro herunterladen kannst.

 

 

Ich persönlich arbeite fast nur mit meinem Journal – du kannst diese Vorlagen auch dafür nutzen, dein Journal oder Online-Tool zu strukturieren. Mein Journal ist dieses von der Firma Leuchtturm.

 

„Der Plan ist das eine, die Art, konzentriert und produktiv zu arbeiten, das andere. Stelle dein Handy auf leise, trinke ausreichend und mache immer wieder eine Pause.“

 

Und es ist völlig normal, auch mal komplett neben der Spur zu sein. Gerade vor 2 Wochen hatte ich einen ganz unproduktiven Tag, war müde. Ich bin dann meinem Körpergefühl gefolgt, habe mir eine Pause gegönnt und war dann am nächsten Tag so fit, dass ich die Aufgaben von beiden Tagen fast komplett geschafft habe – Wahnsinn, oder?

 

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Hab eine schöne Woche!

 

 

 

Deine Vinka

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